On tärkeätä määrittää aluksi, mitä on viestintä, ennen kuin puhutaan viestinnän johtamisesta. Viestintä on ajatusten, tunteiden, viestien, tarinoiden ja tiedon vaihtamista erilaisten viestintäkanavien ja -välineiden kautta. Välillä viestintä on tarkoituksenomaista, mutta välillä se voi olla myös tahatonta ilman varsinaista tarkoitusperää.
Johtaminen on ennen kaikkea jatkuvaa viestintää ja kommunikointia eri toimijoiden kanssa. Johtaminen on niin tiedon tuottamista kuin tiedon välittämistä. Täytyy kuitenkin nostaa esille, että viestinnän pitäisi olla moniäänistä organisaation sisällä. Ei ole ideaalista, että luotetaan vain varsinaisten johtajien asioiden tulkitsemiskykyyn (sense-making), vaan organisaatiotasolla pitäisi pystyä antamaan ääni kaikille. Tämän toteutuessa ei ole vaaraa, että pieni ryhmä samanlaisen ajattelunmallin omaavia ihmisiä tekisi vääriä päätöksiä tilanteeseen nähden.
Pienten ryhmien viestinnän riskeistä voidaan siirtyä esittelemään muut viestinnän tasot. Ensimmäisenä kahden välinen -taso (dyadic). Kahden välisessä kommunikoinnissa pienillä viestinnän nyansseilla voilla olla merkitystä, mihin kannattaa johtajienkin kiinnittää huomiota puhuessaan alaisilleen. Tällä tarkoitan sitä, että sillä on väliä, kuinka ilmaiset jonkun asian alaiselle. Saman asian voi sanoa niin monella tavalla. Toinen tapa voi olla hyvin verrattuna toiseen.
Kolmas taso viestinnässä on yhteisöviestintätaso ja neljäs massaviestintä. Yhteisöviestintä viittaa organisaatioissa yleensä sisäisen viestintää työntekijöiden ja johtajien välillä. Massaviestintä on vastaavasti ennemminkin organisaatioissa ulospäin suuntautuvaa viestintään, mikä nimensä mukaan kohdistuu suurin massoihin.